Como fazer a administração do tempo de uso do telefone corporativo?

A rotina empresarial se torna muito mais eficiente com o uso de dispositivos móveis, já que eles facilitam a comunicação entre equipes de diferentes setores, permitem fazer um melhor atendimento aos clientes etc. Por outro lado, é importante que as empresas que distribuem smartphones para seus colaboradores façam a administração do tempo de uso desses dispositivos.

O uso inadequado do telefone corporativo traz alguns problemas que impactam o bom desempenho das tarefas, como distrações e a consequente diminuição da produtividade. Por isso, é indispensável tomar medidas para evitá-los, a fim de que a empresa possa aproveitar ao máximo os benefícios dos aparelhos sem ter que lidar com adversidades trazidas por eles.

Quer saber como administrar melhor o tempo de uso do telefone corporativo em sua empresa? Veja a seguir!

Qual a importância da administração do tempo de uso do telefone corporativo?

Sem dúvidas, o telefone corporativo é uma ferramenta importante no auxílio à realização das tarefas empresariais. Os smartphones trazem diversas funcionalidades que facilitam os processos, como a possibilidade de acessar os sistemas da empresa de forma remota e se comunicar com os clientes de forma mais ágil e prática.

Porém, os aparelhos tiram a atenção dos colaboradores quando utilizados em excesso ou para fins inadequados, o que faz com que demorem mais para concluir as atividades e atrasem a finalização de projetos. Esse problema, que se deve à falta de um bom gerenciamento dos dispositivos e à aplicação de restrições de uso, pode significar perdas financeiras para a empresa devido à baixa produtividade.

Como mensurar o tempo de ócio do colaborador no telefone?

Para mensurar o tempo ocioso dos colaboradores devido ao smartphone, é preciso monitorar o uso de cada um dos dispositivos. Como eles estão presentes na empresa em grande quantidade, deve-se utilizar ferramentas adequadas para esse fim, que forneçam informações sobre o uso do dispositivo e permitam tomar ações para diminuir o problema.

Um software de gerenciamento de dispositivos móveis — Mobile Device Management (MDM) — é uma ferramenta essencial para esse fim. Ele permite gerenciar dispositivos de todos os sistemas operacionais mais usados atualmente — como Android e iOS —, por meio da análise de informações que permitem entender melhor os hábitos de uso do telefone corporativo.

Além de ajudar na mensuração do tempo de ócio, um sistema de gestão de dispositivos móveis traz outros benefícios, como um maior controle de gastos com telefonia e maior facilidade para configurar os aparelhos.

Como evitar o uso excessivo?

Para evitar problemas relacionados ao uso indevido do telefone corporativo, é necessário tomar algumas medidas. Veja a seguir quais são as principais.

Criar uma política de uso

A criação de uma política de uso para dispositivos móveis previne vários transtornos, como custos excessivos e problemas relacionados à segurança de dados — como o vazamento de informações confidenciais da organização e também os de seus clientes, que igualmente trafegam pelos smartphones usados pelos colaboradores.

Essa política deve ser um documento bem detalhado, que aborde todos os procedimentos de segurança necessários para um bom uso do telefone corporativo, quais os aplicativos que podem ser utilizados, os tipos de ligações que podem ser feitas, em quais horários o dispositivo não deve ser usado etc.

Todos os colaboradores devem ter conhecimento sobre a política adotada pela empresa e se comprometer a segui-la. O gerenciamento dos dispositivos e o monitoramento do tempo de uso vão ajudar a assegurar que as diretrizes da política sejam cumpridas, o que aumenta o controle do uso dos dispositivos por parte da empresa.

Estabelecer restrições

O primeiro passo para fazer um bom gerenciamento é identificar com quais colaboradores encontram-se cada dispositivo, em quais setores trabalham e quais são as funcionalidades essenciais para eles, de acordo com o perfil de cada um. Assim, é possível determinar quais são os aplicativos necessários para a boa execução do trabalho do colaborador na empresa.

Dessa forma, é possível configurar o aparelho de forma a restringir o uso de aplicativos que não sejam úteis para o desenvolvimento das tarefas, o que evita a perda de tempo com aplicações não pertinentes ao trabalho. Além disso, essa restrição evita que sejam usados aplicativos inseguros, que facilitam a ocorrência de ataques cibernéticos.

O sistema de gerenciamento de dispositivos móveis pode ser utilizado para estabelecer os perfis de colaboradores da empresa, de modo a automatizar a configuração dos dispositivos. Assim, quando um colaborador é admitido em um cargo, já recebe o dispositivo configurado de acordo com sua função na empresa, o que facilita o trabalho da equipe de TI.

Quais são as vantagens em fazer esse gerenciamento?

O gerenciamento de dispositivos móveis e a administração do tempo de uso do telefone corporativo traz diversas vantagens para a empresa. Veja a seguir quais são as principais.

Maior produtividade

A administração do tempo de uso do telefone corporativo evita seu uso exagerado e as distrações que diminuem a produtividade dos colaboradores. Assim, eles conseguirão concluir suas tarefas em menos tempo, o que melhorará o andamento do negócio.

Esse aumento de produtividade poderá ser enxergado de diversas formas, como uma maior qualidade nos trabalhos desenvolvidos, uma maior satisfação dos clientes e a evolução profissional do colaborador dentro da empresa.

Utilização correta do aparelho

Com o gerenciamento dos dispositivos, os colaboradores terão acesso somente aos aplicativos úteis a eles. Assim, o aparelho será usado da forma correta, o que evita seu desgaste devido à utilização exagerada e inadequada, que pode abreviar a necessidade de manutenção.

Isso evita diversos contratempos, como gastos desnecessários e que o colaborador fique um longo tempo sem o aparelho disponível para uso.

Diminuição de custos

O uso do telefone corporativo fora do horário de trabalho, para fazer ligações pessoais, aumenta os custos de telefonia da empresa. Além disso, alguns aplicativos desnecessários utilizam o pacote de dados do plano corporativo, o que aumenta os gastos.

Com o gerenciamento dos dispositivos, a instalação desses aplicativos será bloqueada, e a realização de ligações poderá ser restringida de acordo com as necessidades da empresa. Assim, haverá uma redução de custos que certamente beneficiará a organização.

Como você pôde perceber, a administração do tempo de uso do telefone corporativo traz diversas vantagens para a empresa e também para os colaboradores, que muitas vezes não conseguem mensurar o impacto do uso inadequado do aparelho em seu desempenho no trabalho. Para facilitar essa administração, é importante contar com uma solução de gerenciamento eficiente, disponibilizada por empresas especializadas.

Você gostou do artigo e deseja saber mais sobre o uso e gerenciamento de dispositivos móveis nas empresas? Então siga-nos nas redes sociais — Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn — e fique sempre atualizado sobre nossos conteúdos.

2018-10-24T12:10:00+00:0024 - outubro - 18|Aluguel de smartphones|