Como funciona o aluguel de aparelhos eletrônicos para empresas?

Você sabe como funciona o aluguel de aparelhos eletrônicos e quais são as suas vantagens para uma empresa? Independentemente da sua resposta, fique sabendo que a locação de equipamentos como notebooks, tablets e smartphones é uma forte tendência. 

Por contribuir para a preservação do capital de giro e ajudar a reduzir os custos de aquisição e manutenção, é fácil de entender os motivos pelos quais esse “movimento” está se tornando uma escolha comum e cada vez mais recorrente para uma série de diferentes situações. 

Boa parte das organizações já percebeu que, em termos de economia e comodidade, esse é o melhor caminho a ser tomado. Com a rápida obsolescência das máquinas, fator atribuído, principalmente, ao acelerado ritmo de avanço das tecnologias, comprar nem sempre é a opção ideal.   

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para apresentar os pontos mais relevantes no que se refere ao aluguel de aparelhos eletrônicos. Aproveite!

Como funciona o aluguel de aparelhos eletrônicos?

Para começar, vamos aos exemplos que servem para ilustrar o funcionamento do aluguel de aparelhos eletrônicos. Imagine uma companhia fabricante de produtos para casa e decoração que participará de um grande evento do setor. Seu objetivo, além de expor a sua marca, é captar novos clientes. Em vista disso, precisa de um stand chamativo e que consiga atraí-los para realizar os cadastros e apresentar o negócio. 

Agora pense em uma empresa que faça pesquisas de mercado e que foi contratada para coletar dados e gerar relatórios estatísticos sobre uma determinada demanda. Para isso, é necessário um trabalho de campo com muitas pessoas nas ruas para colher essas informações. 

Em ambos os casos é inviável pensar, nos dias de hoje, na hipótese de realizar os cadastros e coletar os dados por meio de papéis e caneta. A recomendação, portanto, não poderia ser outra a não ser o uso de dispositivos eletrônicos. 

Nesses dois exemplos, seria o tablet o equipamento mais adequado. O problema, porém, é que comprá-lo para um evento ou trabalhos de rua pode não ser uma boa ideia, tornando o aluguel a alternativa mais adequada. As razões que fortalecem a locação são várias, já que, quando comprados, os aparelhos podem perder a utilidade e se tornarem totalmente obsoletos em dois anos.

Isso sem falar que quebras e roubos também podem ocorrer, que de uma forma ou outra incidirão em custos e/ou perdas. Com o aluguel de aparelhos eletrônicos, prejuízos não existem, pois a única despesa é o valor referente ao pacote de serviços contratados.

Contratação dos planos 

É interessante saber que a contratação dos planos é simples e fácil. Burocracias são praticamente inexistentes, sendo possível adaptar flexibilizar os contratos de acordo com as suas próprias necessidades. Quanto ao processo de locação, geralmente são estabelecidas as seguintes etapas: 

  • solicitação: parte em que o fornecedor é contatado;
  • elaboração: momento em que você receberá uma proposta com os preços, prazos, modos de pagamento e a especificação dos equipamentos;
  • aprovação: é quando a proposta deve ser analisada e alterada caso julguem necessário;
  • geração dos contratos e das SLAs: uma vez aprovada, o locador providenciará os termos do serviço;
  • entrega: fase em que os aparelhos são entregues para uso.

Na hora de recebê-los, certifique-se de que tudo esteja contemplado conforme a Nota Fiscal e o Boletim Técnico. Os períodos de locação costumam ser divididos em dois grupos:

  • curto prazo: mínimo de um dia e máximo de um ano;
  • longo prazo: mínimo de um ano e máximo de três anos.

Quais aparelhos podem ser alugados?

Da maneira mais objetiva possível, os aparelhos que podem ser alugados incluem:

Cada fornecedor trabalha com diferentes marcas e modelos. No entanto, sob uma visão geral, esses são os tipos de dispositivos mais comuns nesse tipo de locação.

Quais as vantagens do aluguel de aparelhos eletrônicos?

São várias as organizações que podem ser beneficiadas ao adotar essa estratégia. Elas podem ser dos mais diferentes tamanhos, particularidades de atuação e necessidades operacionais, por exemplo. Entre os pontos favoráveis à locação, podemos destacar:

  • transferência de responsabilidade;
  • gestão de equipamentos;
  • maior confiabilidade;
  • otimização de recursos;
  • baixo custo;
  • maior segurança de dados;
  • políticas de desbloqueio;
  • logística de manutenção.  

Transferência de responsabilidade

Um dos maiores benefícios do aluguel de aparelhos eletrônicos é o fato de que a responsabilidade pelas instalações e manutenções é transferida integralmente para o fornecedor do serviço. Nesse sentido, você terá sempre à disposição:

  • equipamentos sempre atualizados;
  • suporte técnico disponível a todo momento;
  • monitoramento remoto;
  • configurações de software e hardware (dentro do estabelecido em contrato);
  • seguro contra furtos e danificações nos dispositivos móveis.

Gestão de equipamentos

Dependendo da quantidade de aparelhos utilizados, geri-los pode ser uma tarefa um tanto quanto complicada, e se o número for grande, será preciso contar com a ajuda de profissionais exclusivos apenas para essa função. Contudo, com a locação nada disso será necessário, pois entre as atividades do locador estão:

  • controlar o inventário;
  • atualizar e manter os softwares;
  • prestar assistência aos usuários;
  • trocar os equipamentos obsoletos;
  • reparar os hardwares;
  • administrar a utilização dos funcionários;
  • garantir um estoque para as eventuais emergências;
  • gerar relatórios gerenciais.

Maior confiabilidade

O aluguel de aparelhos eletrônicos também garante uma maior confiabilidade de uso. Dessa forma, a tranquilidade do negócio será ainda maior quando houver a sua disposição um service desk. Sendo assim, os melhores fornecedores devem oferecer:

  • o provisionamento e a configuração dos equipamentos;
  • o gerenciamento de dispositivos móveis (MDM);
  • limpeza remota e bloqueio;
  • auxílio nos procedimentos de roubo e furto;
  • rápida coleta dos aparelhos danificados;
  • criptografia e gestão de senhas;
  • possibilidade de atualizações e correções remotas (dependendo do tipo de situação).​

Otimização de recursos

Por mais eficiente que seja a equipe técnica interna, a realização das demandas relacionadas ao gerenciamento dos dispositivos exige tempo e muita dedicação. Para as empresas de médio e grande porte, a execução das tarefas de controle, monitoramento e resolução dos problemas custa caro e atrapalha o direcionamento dos colaboradores da TI. 

Isso acontece porque, em vez de estarem focados no core business, estão preocupados em garantir o andamento das operações. Nesse cenário, a locação de notebooks, tablets e/ou smartphones otimizará os recursos. Os proveitos normalmente envolvem:

  • melhor ROI: o aluguel de aparelhos eletrônicos proporciona um maior retorno sobre o investimento por permitir que os funcionários se concentrem nos projetos de execução, contribuindo para o aumento da receita e da performance;
  • maior aproveitamento operacional: por ter um suporte externo e qualificado para as questões técnicas, os equipamentos serão aproveitados de forma mais eficiente de modo a proporcionar um ganho de produtividade no que se refere às operações do dia a dia;
  • resolução de conflitos: informações duplicadas, resultados diferentes, duas pessoas fazendo a mesma coisa, retrabalhos e erros em geral, enfim, tudo isso pode gerar divergências entre os membros da sua equipe. Ao apostar na locação, você ganhará com parte do serviço a gestão de utilização dos colaboradores, fator importante, pois ajuda a identificar os possíveis problemas e a contorná-los. ​ 

Baixo custo

Outro motivo que favorece o aluguel de aparelhos eletrônicos para empresa é o baixo custo. Seja pequena, média ou grande, a locação de dispositivos móveis reduz o fardo do negócio em relação às aquisições. 

O controle sobre o fluxo de caixa também é aprimorado, já que único gasto associado é o pagamento mensal do serviço. No caso de equipamentos próprios, surpresas desagradáveis e que resultam em despesas não planejadas não são incomuns. 

Resumidamente, o custo reduzido é uma decorrência da não necessidade de ter que comprar licenças e determinados equipamentos, fazer reposições de peças danificadas, manter um estoque de reserva e gastar com as manutenções, por exemplo. 

Cabe salientar, ainda, que esse benefício também é percebido nos aspectos contábeis e tributários. Entenda que o custo de locação é OPEX (Operational Expenditure ou Custo Operacional), enquanto o relacionado às aquisições é CAPEX (Capital Expenditure ou Custo de Capital).

Diferentemente da compra, o aluguel de aparelhos eletrônicos é um tipo de despesa que pode ser totalmente abatida no cálculo do IRPJ (Imposto de Renda para Pessoa Jurídica). Além disso, dispositivos de tecnologia são “prejudicados” pela rápida depreciação, reduzindo o valor do capital da companhia em um curto espaço de tempo. Contudo, ao partir para a locação esse problema é inexistente. 

Maior segurança de dados

Indiscutivelmente uma das maiores preocupações, a segurança dos dados organizacionais não pode ser negligenciada em hipótese alguma. Pessoas mal-intencionadas existem em todos os lugares — às vezes, até mesmo dentro da empresa.

Tratando-se de equipamentos eletrônicos, o risco é associado à invasão dos sistemas e da rede corporativa. Para evitar o acesso indevido e/ou roubo das informações mais sensíveis, é preciso estabelecer uma forte política de defesa. 

A questão, diante disso, é que deixar essa tarefa para os próprios colaboradores nem sempre é uma boa ideia, pelo fato de que, a não ser que você contrate profissionais verdadeiramente especializados em segurança cibernética (os salários são relativamente altos), será difícil de garantir a total proteção dos seus dados. 

No entanto, ao firmar uma parceria com um locador de aparelhos eletrônicos, você não precisará se preocupar com a segurança, afinal, a responsabilidade é toda do parceiro. Softwares sempre atualizados, anti-malwares, proteção de firewalls e antivírus, tudo isso (e mais um pouco) estará incluso no contrato de locação: antes de assiná-lo, certifique-se de conferir quais são as obrigações do fornecedor. 

Política de desbloqueio

Quanto maior a quantidade de funcionários que utilizam os notebooks, tablets e smartphones para acessar os sistemas, aplicações e informações da organização, maior também é a necessidade de proteger esse acesso. 

A recomendação, portanto, é bem simples, basta evitar que os aparelhos utilizados se tornem uma porta de entrada para os dados ou ativos não autorizados. Para isso, é necessário desenvolver uma boa política de desbloqueio, configurando os dispositivos com chaves de autenticação robustas e direcionadas de acordo com os níveis de permissão de cada colaborador. 

O ponto a destacar, mais uma vez, é que essa atribuição também está incluída entre os serviços oferecidos pelos locadores. Os equipamentos mais modernos vêm com excelentes opções de segurança, como:

  • biometria (scanners de impressões digitais);
  • reconhecimento de voz;
  • reconhecimento facial.

Outra indicação é implementar uma VPN (Virtual Private Network) e fazer existir uma configuração de uso no que corresponde a ela. Serviço baseado em nuvem, essa solução é amplamente recomendada pelos especialistas para qualquer comunicação que ocorra entre um dispositivo móvel e a companhia. 

Logística de manutenção

Já tínhamos mencionado que a manutenção de tablets e smartphones é um tanto quanto complicada. Porém, o que não falamos é que essa dificuldade é ainda maior em casos de quebra ou roubos. Isso acontece porque, em situações como tal, é necessário tomar diversas providências, especialmente quando furtos estiverem envolvidos. Fazer o BO, bloquear os aparelhos e acessos e notificar o seguro servem como exemplos.

Lembrando de que os colaboradores também precisam ser notificados, principalmente os que atuam em campo. Seja qual for o problema, ao alugar os seus aparelhos eletrônicos você não precisará tomar nenhuma dessas providências.

A única atitude a ser tomada é avisar o locador que, por sua vez, fará todo o trabalho de “organização”, substituindo os equipamentos quebrados ou roubados de forma rápida e eficiente. 

Como escolher uma empresa para alugar aparelhos eletrônicos?

Antes de concluirmos, não poderíamos esquecer de apresentar as boas dicas no que diz respeito à escolha de uma empresa para alugar aparelhos eletrônicos. Escolher os parceiros de negócio é uma tarefa que exige cuidado e atenção, até mesmo porque uma decisão equivocada pode transformar o que era para ser vantagem em desvantagens. 

Mais do que somente não atingir as suas expectativas, problemas podem vir, mas, afinal, quais? Bem, essa uma questão que vai depender do contexto em que a sua empresa está inserida em relação as suas necessidades. 

De uma maneira ou de outra, é para evitar as complicações que se deve saber identificar quais são os melhores fornecedores, analisando os pontos mais importantes quanto aos seus diferenciais de atuação. A seguir, mostramos os fatores que devem ser considerados antes de decidir pelo locador de notebooks, tablets e celulares. 

Qualidade dos equipamentos

O primeiro passo ao buscar por um serviço de locação de aparelhos eletrônicos é observar a qualidade dos equipamentos. Ou seja, avalie quais são as marcas e modelos disponíveis.

Evite os fabricantes desconhecidos e os dispositivos que já são ultrapassados pelo olhar do mercado. Isso não quer dizer que você deve priorizar apenas os equipamentos de última geração e mais avançados tecnologicamente, porém, esqueça aqueles que já foram deixados de lado pelos próprios desenvolvedores. 

Para facilitar a sua vida diante de tantas opções, considere as seguintes marcas e modelos:

Notebooks

  • Apple Macbook Air (13 ou 15 polegadas);
  • Apple Macbook Pro (13 ou 15 polegadas);
  • Dell I5 (ou versões superiores);
  • Lenovo I3 (ou versões superiores).

Tablets

  • Apple iPad Air (1 e 2);
  • Samsung Galaxy Tab (A e E);

Smartphones​

  • Apple Iphone (X, 8, 7 e 6);
  • Samsung Galaxy (S9, S8, S7, J7 e J5);
  • Motorola (Moto G6 e G5S).

Mesmo que o algum desses aparelhos custe um pouco mais, nessa conjuntura, o ditado “o barato pode sair caro” funciona muitíssimo bem. 

Qualidade do atendimento

Outro aspecto essencial é a qualidade do atendimento, que deve ser analisada desde o primeiro contato com o locador. Bons fornecedores dificilmente pecam nesse quesito, afinal, eles já estão cientes de que se não prestarem um serviço adequado quanto a isso, encontrarão um considerável número de objeções para fechar os contratos. 

Com um provável cliente, preste atenção na forma como os atendentes o tratam, seja por e-mail ou pelo telefone. Suas perguntas são respondidas com clareza? Qual o tempo de resposta, muito ou pouco? As informações são superficiais ou estão vindo bem detalhadas? Antes de fazer a sua escolha definitiva, lembre-se de responder essas perguntas. Entenda que a qualidade do atendimento dirá bastante sobre a eficácia do suporte ao usuário no pós-venda.

Preços

Como em qualquer outro tipo de serviço, os preços também precisam ser avaliados. Tratando-se do aluguel de aparelhos eletrônicos, sua procura não pode ser baseada no mais barato e nem no mais caro, mas, sim, no ponto médio — ou seja, no custo-benefício.  

Analise os modelos oferecidos, os valores envolvidos e as condições de contrato, lembrando de que devem ser as vantagens apresentadas o fator mais determinante para a sua escolha.  

Se determinado benefício não é necessário para as suas demandas de momento, converse com o locador para ver se é possível retirá-lo do “pacote”. A ideia é encontrar um preço que entregue todos os proveitos que você gostaria de receber e que, ao mesmo tempo, seja confortável para o negócio. 

Características do suporte ao cliente

Não menos relevante estão as características do suporte ao cliente. Nesse quadro, mais do que somente analisar a qualidade do atendimento, é preciso averiguar quais são os serviços oferecidos com parte do contrato de locação. 

Os melhores fornecedores oferecem os aparelhos e se responsabilizam por tudo. Ou seja, você não precisará ser preocupar com praticamente nada, apenas em aumentar a produtividade da sua equipe. 

É bem verdade que distinções podem haver entre um e outros, no entanto, os bons locadores são aqueles que provêm o seguinte conjunto de soluções:

  • configuração dos equipamentos;
  • gestão dos dispositivos (fundamental para a segurança e a confiabilidade de uso);
  • bloqueio de acesso (nas situações em que sejam solicitadas);
  • gerenciamento de logins e senhas;
  • correções remotas (dependendo do tipo de problema);
  • limpeza remota;
  • atualizações remotas (aplicativos e sistemas operacionais);
  • coleta e troca dos aparelhos danificados;
  • ajuda em como proceder em casos de roubos.

O atendimento deve ser disponibilizado por telefone, e-mail e chat online, no mínimo. Para que a produtividade da sua empresa não seja prejudicada, preste atenção quanto a agilidade e a eficiência do suporte. 

Segurança das informações

Mais um ponto a observar é a segurança das informações. Tenha em mente que tanto os notebooks quanto os tablets e smartphones são alvos, cada vez mais, procurados pelos hackers. Os colaboradores de má fé também podem ser inclusos nesse âmbito. 

Por esse motivo, é crucial ter nos aparelhos um policiamento frequente e que consiga garantir a proteção dos seus dados corporativos. Ao contratar um bom fornecedor, parte do serviço consiste em uma estrutura de segurança que engloba:

  • anti-malwares;
  • antivírus;
  • criptografia de dados;
  • proteção de firewalls;
  • a aquisição das licenças dos softwares dedicados.

Isso é indispensável, porque evita que informações relacionadas aos clientes, estratégias e finanças (sigilosas e sensíveis) não sejam compartilhadas ou caiam em mãos que não deveriam. Portanto, na hora de assinar o contrato, lembre-se de verificar se essa estrutura é realmente oferecida. 

Posicionamento de mercado

A última condição a examinar é o posicionamento de mercado dos fornecedores, pois nada como a reputação de cada um deles para dizer quais são os locadores que se pode confiar ou não.  Ao pesquisar por um possível parceiro, veja quem são os seus clientes, quantas locações já foram feitas e por quanto tempo ele vem atuando com o aluguel de aparelhos eletrônicos para empresas. 

É fato de que são poucos os que disponibilizam esses informes, porém, dê um ponto a mais para as organizações que apresentam essas referências. Para somar, dê uma olhada nas redes sociais, pois é comum encontrar avaliações e opiniões dos próprios clientes. 

Para concluir, não poderíamos deixar de falar que o aluguel de aparelhos eletrônicos dá acesso às tecnologias de qualidade. Como você sabe, os avanços no campo tecnológico são cada vez mais rápidos. Isso significa que a compra de notebooks, tablets e smartphones é associada a desatualização dos equipamentos, pois, a partir de 2 anos, parte deles não será mais capaz de suportar as novas necessidades do negócio. 

O contratempo, nesse caso, é que a maioria das companhias não faz a substituição dos seus aparelhos no momento em que deveria. A razão é simples: os altos custos ligados às aquisições.

Com a locação, a empresa se manterá na vanguarda, já que os dispositivos serão substituídos pelo locador por tecnologias mais novas sempre que necessário. Para garantir esse benefício, mais uma vez, observe as condições do contrato antes de assiná-lo. 

Esperamos que você tenha gostado deste artigo sobre o aluguel de aparelhos eletrônicos. Se quiser saber ainda mais, entre em contato conosco agora mesmo. Estamos sempre prontos para ajudá-lo a tirar todas as suas dúvidas!

2018-11-05T11:05:19+00:005 - novembro - 18|Aluguel de equipamentos|