7 passos para fazer um planejamento de telefonia impecável para 2019

Sempre que um novo ano se inicia, as empresas começam a repensar suas estratégias e traçar ações para melhorar em suas mais diversas áreas e setores. Também é nesse momento que se busca revisar contratos de serviços, verificando se eles realmente são necessários e se não podem ser otimizados.

Fazer o planejamento de telefonia, por exemplo, é algo que não pode ser negligenciado na empresa, uma vez que pode resultar em muita economia para as organizações. Foi com base nessa premissa que desenvolvemos este post.

Continue conosco e confira 7 passos para fazer um planejamento de telefonia impecável para a sua empresa no ano de 2019. Acompanhe!

1. Defina um orçamento para utilizar com telefonia

O primeiro passo do planejamento de telefonia é definir um orçamento para ser utilizado. A ideia é que se tenha um valor máximo que possa ser utilizado para esses serviços. De tal modo, se você “estourar” o orçamento, deve buscar meios para otimizar os gastos.

Nossa sugestão é que você tenha uma planilha com um orçamento detalhado de todos os gastos que você tem com telefonia. Isso inclui não apenas as faturas telefônicas, mas também gastos com manutenção, assistência técnica etc.

2. Faça um inventário de linhas e planos

Antigamente, era comum que as empresas tivessem várias linhas telefônicas exclusivas para cada setor. Hoje, essa prática já não se faz mais tão necessária, pois a internet facilitou muito a comunicação.

Por meio de aplicativos mensageiros, como o Skype e o WhatsApp, é possível fazer chamadas em VoIP, o que tornou desnecessário ter muitas linhas telefônicas em uma única empresa. É por isso que o inventário deve ser realizado.

Nesse processo, faça um levantamento de todas as linhas que a sua empresa tem e veja se realmente há a necessidade de manter todas elas. É bem provável que algum cancelamento possa ser realizado.

3. Revise os seus contratos

Também é importante que você revise todos os contratos que a empresa tem com as operadoras de telefone. Verifique se os planos contratados são realmente necessários ou se não é mais interessante substituí-los por outros mais simples e baratos.

Por exemplo, se a empresa tem um plano para falar uma quantidade X de minutos em chamadas internacionais, mas mantém pouco contato com parceiros de fora do país, não é vantajoso mantê-lo e pagar mais por isso.

Na revisão dos contratos também devem ser observados os planos de internet, que costumam ser vendidos pelas empresas de telefonia. Muitas vezes, vale mais a pena investir em um plano de internet de qualidade do que em minutos para chamadas telefônicas, pois as conversas, hoje em dia, podem ser feitas quase todas pelos ambientes digitais.

4. Crie metas e políticas de utilização de telefonia

Uma boa prática que deve ser desenvolvida no planejamento de telefonia da empresa é criar metas e políticas de utilização. Assim, evita-se os gastos exorbitantes e os sustos quando chegam as faturas telefônicas.

A empresa pode orientar os funcionários a diminuir as ligações de longa distância, substituindo-as pelos serviços de VoIP, que são muito mais baratos e também eficientes, desde que se tenha uma internet de boa qualidade.

Também deve ser feito um alerta sobre as ligações pessoais realizadas pelos colaboradores com os telefones da empresa. Há organizações que proíbem totalmente essa prática, mas também há as que preferem liberá-las, desde que os funcionários paguem por elas, descontando os valores dos seus salários.

É preciso que se verifique qual das opções é mais interessante para o seu negócio e aplicá-la de acordo com a sua necessidade.

5. Faça uma apresentação visual do plano de telefonia

Geralmente, o responsável pelas linhas telefônicas e contratação desse tipo de serviço para as empresas é o gestor de TI. Por isso, se esse for o seu caso, convém fazer uma apresentação detalhada dos planos de telefonia para os diretores da empresa.

A apresentação deve conter os benefícios oferecidos por cada operadora, os planos atuais que a empresa possui, o que você sugere mudar para ter melhorias etc. Assim, todos terão uma visão clara da situação atual da empresa.

Essa explanação deve ser feita de forma minuciosa, para que todos tenham o entendimento do que está sendo debatido.

6. Escolha os melhores planos para a empresa

Com base no estudo realizado sobre a atual realidade da empresa, bem como em suas políticas de uso, é preciso escolher o melhor plano de telefonia. Como existem várias operadoras, deve-se analisar os prós e contras de cada uma delas.

Recomendamos ainda não fazer longos contratos com planos de telefonia. Afinal, a tecnologia tem avançado muito rapidamente e talvez uma solução que é adequada hoje possa não ser daqui a dois ou três anos. O ideal é que os contratos sejam de apenas um ano, podendo ser revisados e renovados, de acordo com a sua necessidade, no ano de 2020.

Também é importante ter em mente que, apesar de muitas operadoras oferecerem combos de serviços, nem sempre eles são adequados. Muitas vezes, os serviços adicionais oferecidos nos pacotes não serão utilizados pela empresa, apenas gerando um gasto desnecessário. Por isso, atente para escolher opções que garantam a redução de custos.

7. Faça um acompanhamento do planejamento de telefonia

De nada adianta dedicar tempo para fazer um planejamento de telefonia e não acompanhá-lo no decorrer do ano. Por isso, acompanhe o seu planejamento e veja se as operadoras realmente estão cumprindo o que foi prometido antes das contratações.

Outro ponto que merece atenção especial são as políticas e metas de uso. Observe se os funcionários realmente estão cumprindo o que foi acordado, como a não utilização das linhas da empresa para fazer ligações pessoais.

Seguindo esses passos, temos a certeza de que você conseguirá fazer um excelente planejamento de telefonia e, assim, colher resultados muito positivos para a organização no ano de 2019.

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2018-12-26T12:45:14+00:0026 - dezembro - 18|Dicas para empresas|