O WhatsApp é uma ferramenta que revolucionou a forma das pessoas se comunicarem. Talvez isso se explique pelo seu custo mais em conta, pois para se comunicar é preciso apenas ter um dispositivo mobile e acesso à internet. No entanto, não podemos deixar de destacar a infinidade de recursos oferecidos — troca de imagens, vídeos, áudios e chamadas de voz ou vídeo.

Tamanho é o seu sucesso que, hoje, esse instrumento vem sendo utilizado na tentativa de potencializar a comunicação interna no mundo corporativo. É claro que as regras para grupo de WhatsApp empresarial precisam de mais rigidez e maturidade dos seus participantes do que os grupos de amigos e familiares. Quando é empregado da maneira apropriada, os resultados de grupos empresariais são positivos.

Para esclarecer melhor o tema, elaboramos um post com as 8 principais exigências que todo grupo de WhatsApp corporativo deve observar. Siga a leitura e confira!

1. Proíba o envio de áudios

O envio de mensagens de áudio pode ser mais prático e rápido, mas não é nada adequado para um grupo de WhatsApp empresarial. Além de demorarem mais para carregar, há momentos em que as pessoas não estarão disponíveis para abrir o áudio — e também existe o inconveniente de outras pessoas escutarem a conversa enquanto o arquivo é gravado.

Por esse motivo, a decisão mais sensata é proibir os áudios. Se quiser ser um pouco mais flexível, que seja colocado um limite de 15 segundos e apenas para os casos excepcionais. Nas situações que o assunto requeira um diálogo mais longo, o ideal é fazer uma ligação ou até mesmo procurar o colega pessoalmente.

2. Delimite os horários das conversas

O objetivo de um grupo de WhatsApp empresarial é facilitar a comunicação interna e dar fluidez ao desenvolvimento das atividades. Para que tudo funcione bem, uma das regras de ouro é atentar-se ao horário de trabalho e não mandar mensagens após o expediente.

Deixe bem claro que a criação do grupo é para tratar de assuntos estritamente corporativos, por isso, qualquer mensagem no período de descanso não será bem-vista. Lembre os funcionários que o WhatsApp da empresa não é um chat em que as pessoas estão online 24 horas por dia.

3. Trate apenas de assuntos profissionais

A chave para que um grupo empresarial cumpra com o seu propósito é deixar claro a sua finalidade desde o início, ou seja, fazer uma ressalva que aquele espaço é para resolver assuntos da empresa, e por isso é importante manter a formalidade.

Isso não significa que 100% das mensagens serão de trabalho. O aplicativo pode ser utilizado para divulgar eventos da empresa ou campanhas sociais que ela esteja participando, tais como um happy hour e arrecadação de alimentos. Contudo, os assuntos profissionais devem prevalecer.

4. Compartilhe tópicos relacionados ao grupo

O controle de conteúdo nos grupos de WhatsApp corporativos depende dos próprios usuários. Nesse sentido, é importante que todos saibam que algumas informações externas como notícias, artigos de blog podem acrescentar conhecimentos interessantes e ajudar na motivação da equipe.

Apesar dessa liberdade, é preciso conter o entusiasmo. Exagerar no compartilhamento de publicações vai tornar o grupo massante e fazer com que os seus membros percam o foco.

Ainda no sentido de eficácia desse canal de comunicação, vale lembrar que as mensagens devem ser objetivas, transmitindo o recado sem rodeios.

5. Não encaminhe mensagens antes de verificar a fonte

Com a popularização da internet, a troca de informações acontece de forma instantânea, mas toda essa facilidade também apresenta o seu lado negativo — a rede é utilizada para a propagação de muitas mentiras, as famosas fake news.

Assim, antes de enviar qualquer coisa para o grupo, é essencial que os integrantes verifiquem a fonte daquilo que será divulgado. Do contrário, a pessoa perde credibilidade e os conteúdos que ela encaminha deixam de ser interessantes para os outros participantes do grupo.

Imagine que alguém compartilha uma campanha de doação falsa e alguns integrantes chegam a contribuir financeiramente, acreditando tratar-se de uma causa idônea. Essa situação causaria um transtorno, certo?

6. Evite discussões

Embora um grupo de WhatsApp empresarial seja composto por pessoas com um objetivo em comum, não significa que todas elas tenham a mesma opinião sempre. O momento de manifestar a opinião requer muito cuidado para que ninguém se sinta ofendido.

O ideal é não usar o espaço para levantar discussões, mas diante de qualquer problema, o mais indicado é que os envolvidos resolvam suas desavenças de modo privado, evitando que o tumulto ganhe proporções maiores e influencie na harmonia não somente do ambiente virtual, como também do físico.

7. Não cobre respostas imediatas

O bom senso para aguardar que as pessoas respondam também é uma das principais regras para grupo de WhatsApp empresarial. De repente a pessoa está em reunião ou no meio de uma atividade que não pode ser interrompida. Não é adequado exigir que o profissional esteja online o tempo todo, nem que ele responda de imediato.

Se o assunto é urgente, o grupo não será o veículo mais propício para entrar em contato com alguém. Nesse caso é melhor fazer uma ligação ou procurar o destinatário da mensagem pessoalmente. Isso ajuda a evitar desgastes desnecessários.

8. Preserve a sua imagem

Não é apenas na hora de se manifestar no grupo que as pessoas devem ser cautelosas: o ponto de partida para manter-se alinhado ao objetivo do grupo é a foto usada no perfil.

Como as interações pessoais e profissionais geralmente são feitas a partir de uma única conta, é preciso ter em mente que também os seus chefes e colegas de trabalho vão ver a sua foto de perfil.

Dessa forma, mais uma vez a razoabilidade deve influenciar bastante na escolha da foto. Imagens com roupa de banho, bebidas e festas, por exemplo, não são bem-vindas.

As tecnologias se mostraram excelentes aliadas na busca por melhores desempenhos para um negócio, e isso engloba desde as tarefas simples até as mais complexas. Os aplicativos de troca de mensagem são exemplos de favorecimento da comunicação em diversos tipos de processos.

Para que todos os recursos cumpram com o seu devido papel, é indispensável ter orientações bem definidas, por isso regras para grupo de WhatsApp empresarial são a primeira condição para que a ferramenta seja utilizada de forma eficiente.

Gostou das nossas dicas? Agora que você já descobriu as principais regras para manter o propósito e a efetividade de um grupo de WhatsApp corporativo, que tal assinar a nossa newsletter e receber diretamente no seu e-mail outras dicas valiosas como essas?